Klart!

I Klart! nr 598: Ur de 18 år jag hittills hjälpt människor skapa bättre struktur har jag idag vaskat fram 10 saker som merparten av mina klienter styr upp för att förbättra strukturen i jobbet. Hur många av de 10 har du genomfört? Anammade du min utmaning och plockade ett tag från tio-listan och tog det? Vad bestämde du dig för? Berätta gärna för mig! Är du nyfiken på Confex öppna strukturkurser i höst, finner du all erforderlig info på https://www.stiernholm.com/blogg/har-ar-hostens-oppna-strukturkurser Klart! finns också som veckobrev till din mejl, för dig som hellre läser än lyssnar (eller gör både ock!).

Du har mötena i kalendern, såklart, men ska du också boka in den tid det tar att förflytta dig till mötet? Detta 597:e avsnitt av Klart! handlar om hur du hanterar restid i kalendern. Bokar du in restiden i din kalender? Om så, hur? Skriv till mig och berätta. Inledningsvis berättar jag om mitt målformuleringsverktyg. Du testar det här: https://www.stiernholm.com/blogg/sa-har-satter-du-tydliga-mal Klart! finns också som veckobrev till din mejl, för dig som hellre läser än lyssnar (eller gör både ock!).

Det är så svårt att veta om man ska bjuda in till ett digitalt möte eller till ett fysiskt, då man inte vet när kollegorna kommer att jobba hemifrån och när på kontoret. Veckans Klart! - nr 596 - handlar om hur ni lätt visar varandra var ni kommer att jobba när. Jag gissar dock att det finns snitsigare lösningar på det här bekymret, så mejla mig och berätta om dem som du funnit eller kommit på. Jag är lika glad för tips från mina läsare som jag alltid är. Skriv till mig! Klart! finns också som veckobrev till din mejl, för dig som hellre läser än lyssnar (eller gör både ock!).

Sommaren går mot sitt slut och jobbhösten börjar. I detta första avsnitt för säsongen, nr 595 räknat från poddens start, delar jag med mig av vad du kan göra nu för att få fart om du är trögstartad efter ledigheten.  Hur gör du för att komma igång när du varit ledig och känner dig trögstartad? Skriv till mig och berätta, för alla knep tas emot med öppna armar hos mig. I avsnittet nämner jag som hastigast Veronica Jobs artikel: Job, Veronika & Dweck, Carol & Walton, Gregory. (2010). Ego Depletion-Is It All in Your Head? Implicit Theories About Willpower Affect Self-Regulation. Psychological science. 21. 1686-93. 10.1177/0956797610384745.  Trevlig lyssning! David

Det är god struktur att vara konsekvent med hur du gör noteringar när du har möten. Det underlättar när du ska sätta i verket det ni diskuterat när mötet är slut. I detta väljer många att göra sina mötesnoteringar i OneNote i Microsoft 365 (och Microsoft Office, för den delen). Det är ett bra val, tycker jag, och det är ju extra smart om du gör det så lätt för dig som möjligt att föra noteringarna strukturerat.  I detta sista avsnitt före sommaruppehållet, nr 594, delar jag med mig av hur du lätt kan skapa en mötesnoteringsmall i OneNote - och använda den enkelt när du har många möten. Har du gjort på ett annat sätt för att underlätta mötesnoterandet i OneNote? Berätta för mig! Jag är idog samlare av förenklande strukturknep och jag är såklart nyfiken på att höra vad du har kommit på. Skriv till mig, så blir jag glad! I inledningen till avsnittet nämner jag mina föreläsningar, som du kan boka till er kickoff eller ert möte i höst. Se de fyra vanligaste rubrikerna jag föreläser under just nu och kontakta mig b

När du får idéer på något du skulle kunna göra i ditt jobb i fortsättningen, hur gör du för att se till att du också gör så från och med nu? Är det inte lätt att den goda idén testas en gång eller två och du sedan glömmer av att göra på det nya sättet och det inte blev så mycket av det? För att få idéerna att bli ditt vanliga nya arbetssätt behöver du forma uppgifter av dem - en slags underhållsuppgifter. I detta det 593:e avsnittet berättar jag hur. Vad har du för knep för att göra nya idéer till naturliga delar av ditt vardagliga arbete? Gör du på ett helt annat sätt än vad jag här föreslagit? Skriv till mig och berätta. Jag är nyfiken på vad du kommit på. (Inledningsvis nämner jag elmotorcykelföretaget Cake, som jag föreläste för häromsistens. Kolla in deras finfina motorcyklar!)

Möten och i synnerhet noteringarna man gör på möten är luriga. Det är så lätt att noteringarna blir kvar i ett block eller i OneNote, bland andra noteringar och med tiden blir det vi lovade på mötet bortglömt, långt inne i en packe anteckningar. Om du har koll på din eftermötesgaffel, kan den dock låta dig slippa det bekymret.  I detta avsnitt, nr 592, går jag igenom vad eftermötesgaffeln är och hur du kan använda den för att snabbt gå från ord till handling efter mötena. Hur ser din eftermötesgaffel ut? Skriv till mig och berätta. Jag vill alltid ha tips och exempel på hur god struktur kan se ut och jag är nyfiken på vad du har hittat på. Ditt mejl är så välkommet. I början av avsnittet nämner ett färskt blogginlägg om att söka smartare i Outlook och några favoritsöktermer. Här finner du det.

Om du har idéer på vad du skulle vilja förbättra när det gäller din struktur i arbetet, men du bara inte har tid till det, är det här avsnittet för dig. I detta nr 591 av Klart!, delar jag nämligen med mig av tre steg du kan börja med om du vill få bättre struktur - även om din tid är knapp. När du skaffat dig utrymme, vad för strukturidé vill du testa att sätta i verket? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta. Dels är det intressant för mig att höra, dels kan det hända att jag kan ge dig ett extra tips som ger dig en skjuts framåt. Några länkar från avsnittet Jag nämner att du kan samla ihop alla att göra-uppgifter till en enda lista. Här är några förslag på verktyg för det. Och, detta med tom inkorg, är det inte en utopi? Så här spelar du femtonspel med din egentid, så att du får tid till det som är viktigt. Prioriteringsboken Här beställer du ditt exemplar av min bok "Målmedveten - prioritera rätt och säg nej med gott samvete": https://shop.stiernholm.com/products/bok-malmedveten-prioriter

Ju fler kanaler som vi kommunicerar i, desto svårare blir det att hålla koll på dem alla. Det är lätt hänt att vi glömmer att titta till någon under en par dagar, vilket vi kommer på efter ett tag och då möts av meddelanden där som vi skulle velat ha svarat på för länge sedan. Men, med god struktur kan du undvika att det händer. I detta avsnitt, nr 590, delar jag med mig av hur jag likt en flitig trädgårdsodlare kan hålla koll på alla ställen något händer utan att behöva springa som en tätting mellan mejl, chat, meddelandeflöden och andra ställen. Om du har en liknande rond som jag presenterar i det här avsnittet, hur gör du rent konkret för att arbeta dig igenom den? Skriv till mig på david@stiernholm.com och beskriv hur du gör. Jag vill såklart höra vad som fungerar fint för dig, så varmt välkommen att höra av dig.

Tillhör du dem som då och då skriver ut något digitalt som du har att läsa, för att istället läsa det på papper? Kanske skäms du för det en smula?  Det behöver du inte göra. En tämligen färsk japansk studie pekar på att det kan vara högst berättigat. Den finner dessutom stöd i en metaanalys av sjutton ytterligare studier. I detta avsnitt, nr 589, reder jag ut hur det ligger till. Vad är typiska texter som du helst läser på papper? Skriv till mig och berätta, för jag är nyfiken. Du når mig som vanligt på david@stiernholm.com och jag är idel öra.  Klart! finns också som veckobrev. Läser du hellre än lyssnar (eller både ock!), anmäl dig alldeles gratis till veckobrevet.

När något dramatiskt och omvälvande händer som påverkar dig under en längre tidsperiod kan det kräva extra mycket kraft och ansträngning av dig.  Det hjälper dig dock att ta dig igenom perioden om du har struktur-rättesnören att hålla dig i. I detta 588:e avsnitt delar jag med mig av fyra sådana rättesnören som hjälper mig just i dessa situationer.  Har du några andra rättesnören som du har nytta av när du råkar ut för en Händelse med stort H? Skriv till mig och berätta. Du når mig som vanligt på david@stiernholm.com.

Om du genomför en viss typ av uppdrag flera gånger, om du driver liknande projekt då och då eller om du ansvarar för arbetsgrupper kring en viss sorts fråga återkommande kommer du att behöva spara likartade dokument varje gång. Ju lättare du då hittar dem och snabbt vet var du ska spara dem, desto smidigare går arbetet för dig och för dem du samarbetar med. I detta avsnitt, nr 587, delar jag med mig av ett knep jag själv har stor nytta av som hjälper dig att snabbt göra iordning en bra mappstruktur för det nya du sätter igång. Vad har du gjort för mallar som du har särskilt stor nytta av? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta. Just nu är jag extra intresserad av att förenkla genom återanvändning, så jag är nyfiken på att höra om det smarta som du kommit på. (Förresten, att ha en bra mappstruktur är en sak. Men, hur kan du namnge dina dokument så att du hittar dem lättare? Här finns ett tips om det.)

Även om den huvudsakliga kommunikationen kollegor emellan i ett visst projekt el dyl sker textledes i chatt eller mejl, är det ibland lättare att bara "lyfta luren" och ta det per telefon. Då kan man snabbt förklara vad man menar, kollegan kan ställa snabba frågor (och få svar på dem) och ni kan fatta ett snabbt beslut utan att ni behöver skriva så mycket fram och tillbaka till leda. Men, om chatten/mejlen också fungerar som en slags dokumentation av vad ni gjort och sagt inom samarbetet, är det lätt att "per telefon"-överenskommelser flyger under radarn och går en del av projektmedlemmarna förbi. Såvida ni inte undviker det. Hur? Just det handlar detta 586:e avsnitt av Klart! om.  Har ni löst det här problemet på ett annat sätt? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta. Som du förstår samlar jag på tips som de här och jag vill ha också ditt.

Även om du skapat bra struktur både här och där i ditt arbete kan det paradoxalt nog bli rörigt.  För, om ordningen skiljer sig åt mellan strukturerna behöver du komma ihåg vad som gäller "här" och hur det istället ska vara "där". Måhända låter det kryptiskt och abstrakt, men i detta 585:e avsnitt ger jag dig exempel på vad som kan hända och jag delar också med mig av hur du undviker det. Och, vilka av dina strukturer har du synkroniserat så att de är lika? Berätta för mig i ett mejl till david@stiernholm.com, för jag är nyfiken på att höra hur du gjort.  Förresten, jag skrev ett blogginlägg om fem sätt att sortera för dig som vill gräva djupare: https://www.stiernholm.com/blogg/fem-saett-att-sortera

Det är smidigt att spara alla mejl i en enda arkivmapp (eller få undermappar) och sedan söka fram det mejl man behöver hitta, tycker jag. Men, vissa sökningar gör vi om och om igen - varje dag, några gånger i veckan eller åtminstone så ofta att det blir onödigt bökigt att behöva skriva in sökbegreppen som träffar rätt varje gång. I veckans avsnitt, som är det 584:e i ordningen, berättar jag hur du kan snabbt hitta den typ av mejl du ofta söker efter, utan att du behöver göra själva sökningen igen och igen.  Använder du en sådan funktion som jag talar om? I så fall, till vad för mejl använder du den? Berätta, för jag vill få inspiration till att förfina min struktur ännu mer! Mejla till david@stiernholm.com, vetja. 

Chatten är ett på många sätt fritt och enkelt kommunikationsverktyg. Man behöver inte tänka på hälsningsfraser och att formatera texten så att den blir lättläst (som i mejl), utan bara gå pang på rödbetan, skriva vad man vill ha sagt och föra snabb, kortfattad dialog. Men, när chatten används mycket, finns det en risk att också verksamhetskritiska dialoger förs där. Rätt som det är har några bestämt något och lika fort försvinner det beslutade i historiken. De som inte var med i dialogen i stunden missar vad som sagts och saker riskerar falla mellan stolarna. I detta avsnitt, nr 583, delar jag med mig av vad du behöver hålla koll på för att inte missa något i chatten. Det är tre saker. Hur gör du för att balansera att du både har fria, yviga chattar och mer formaliserade kanaler med samma personer? Hur håller ni isär det? Och, hur gör du när det riskerar bli rörigt? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta. Detta är en allt mer aktuell fråga för många och jag är nyfiken på att höra ditt bästa tips.

Välkommen till det 582:a avsnittet av Klart!, om hur en självpåtagen press kan hjälpa dig få rätt sak gjord.

Välkommen till det 581:a avsnittet av Klart!, om ett sinnrikt fokusknep jag fick berättat för mig häromdagen.

Välkommen till det 580:e avsnittet av Klart!, om hur du kan känna dig mer ledig när du är ledig.

Välkommen till det 579:e avsnittet av Klart!, om ett sätt att slippa röra ihop datum.